Erfolgsfaktor Strategische Personalplanung
BETEILIGUNG
UND
VERANTWORTUNG
Die strategische Personalplanung folgt den Vorgaben der Unternehmensstrategie. Denn die Frage, welche wirtschaftlichen Ziele erreicht werden sollen, führt unweigerlich zu der nach den verfügbaren Ressourcen. Dazu gehören auch die Führungskräfte und Spezialisten in den Fachabteilungen, die die geplante Strategie umsetzen.
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ANSÄTZE DER
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Mehr als vier von fünf Befragten (83 Prozent) geben an, dass ihr Unternehmen einer Strategie zur Sicherstellung des Personalbedarfs folgt. …
AD-HOC- VERSUS STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN
Die große Mehrheit der Unternehmen verfügt über eine Strategie zur Sicherstellung ihres Personalbedarfs. Das bedeutet aber nicht…
ZUFRIEDENHEIT MIT DER PERSONAL-BEDARFSPLANUNG
Die Personalbedarfsplanung umfasst alle Maßnahmen zur Ermittlung des aktuellen und künftigen quantitativen und qualitativen Bedarfs …
Fast vier Fünftel der befragten Führungskräfte (78 Prozent) geben an, dass die HR-/Personalabteilung in die Entwicklung der strategischen Personalplanung eingebunden ist. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass sie in etwas mehr als jedem fünften Unternehmen außen vor bleibt.
In diesen Fällen obliegt die Verantwortung zur Sicherung des Personalbedarfs der Geschäftsführung und/oder dem Einkauf. Zwei von drei Geschäftsführungen (66 Prozent) sind unmittelbar an der strategischen Personalplanung beteiligt, in etwa jedem achten Unternehmen (12 Prozent) spricht der Einkauf ein Wort mit. Die Hauptverantwortung in der operativen Planung liegt bei exakt jedem zweiten Unternehmen bei Human Resources.
Im Branchenvergleich zeigen sich allerdings Unterschiede bei der Beteiligung der Personalabteilung, der Geschäftsführung und dem Einkauf an der Ressourcenplanung. Bei Dienstleistungsunternehmen tragen HR und Geschäftsführung gleichermaßen zur strategischen Personalplanung bei (jeweils 71 Prozent). Der Einkauf ist wie bei der Gesamtauswertung in jedem achten Fall involviert (12 Prozent). Eine größere Rolle spielt HR in der Industrie (83 Prozent) und im öffentlichen Sektor (91 Prozent). Hier fällt die Beteiligung der Geschäftsführung entsprechend geringer aus: 60 Prozent in der Industrie und 62 Prozent im öffentlichen Sektor, wo auch der Einkauf (7 Prozent) seltener in die strategische Personalplanung eingebunden ist.
Welche Bereiche sind bei der Entwicklung der Personalstrategie beteiligt?
Basis: Unternehmen hat eine Strategie zur Sicherstellung des Personalbedarfs (n=338)
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ANSÄTZE DER
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Mehr als vier von fünf Befragten (83 Prozent) geben an, dass ihr Unternehmen einer Strategie zur Sicherstellung des Personalbedarfs folgt. Das heißt jedoch noch nicht, dass sie die benötigten Führungskräfte und Spezialisten an Bord haben. Tatsächlich wird genau das immer schwieriger. Denn einerseits führt die demografische Entwicklung in Deutschland dazu, dass immer weniger Nachwuchskräfte auf den Arbeitsmarkt gelangen. Andererseits verabschieden sich die geburtenstarken Jahrgänge in den nächsten zehn Jahren in den Ruhestand. Mehr als die Hälfte der befragten Führungskräfte (61 Prozent) räumen denn auch die Notwendigkeit ein, bei Neueinstellungen immer häufiger Kompromisse eingehen zu müssen. Es fehlen schlicht die benötigten Mitarbeitenden.
Eine Möglichkeit besteht darin, Bewerberinnen und Bewerber einzustellen, deren Fähigkeiten nicht zu hundert Prozent den Qualifikationen und Skills entsprechen, die für eine vakante Position erforderlich sind. Oder auch Quereinsteigern eine Chance zu geben. Damit die Mitarbeitenden ihre Aufgaben erfüllen können, werden die vorhandenen Lücken zwischen Anforderungs- und Kompetenzprofil intern durch entsprechende Weiterbildung geschlossen. Zwei von drei befragten Führungskräften (65 Prozent) stimmen dieser Aussage zu.
Jede Neueinstellung ist für Unternehmen mit der Gefahr des Scheiterns verbunden. Arbeitnehmerüberlassung ist ein Weg, dieses Risiko zu senken. Gestaltet sich die Zusammenarbeit positiv, sind fast zwei Drittel der Befragten (64 Prozent) bereit, das zeitlich befristete Engagement nach der Probezeit in ein dauerhaftes Vertragsverhältnis umzuwandeln.
Lösungsansätze der Unternehmen
Basis: Alle Befragten (n=409)
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Am größten ist die Bereitschaft zur Einstellung von Quereinsteigern im öffentlichen Sektor. Dort sind mehr als drei Viertel der Befragten (76 Prozent) bereit, eine Stelle mit formal weniger qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten zu besetzen und sie entsprechend weiterzubilden. Auch in der Industrie hat sich diese Haltung mehrheitlich durchgesetzt (70 Prozent), während nur etwas mehr als die Hälfte der Dienstleister (58 Prozent) diesem Ansatz zustimmen.
Arbeitnehmerüberlassung kann für Beschäftigte zum erfolgreichen Sprungbrett in die Festanstellung werden. Gerade im öffentlichen Sektor, wo der Personalmangel in manchen Bereichen schon schmerzhaft zu spüren ist, zeigen sich fast vier von fünf Befragten (78 Prozent) bereit, eine positive Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden aus der Arbeitnehmerüberlassung in Festanstellung fortzuführen. In der Industrie ist die Bereitschaft ebenfalls sehr stark ausgeprägt (72 Prozent). Hingegen äußern sich die Befragten im Dienstleistungsbereich zurückhaltender. Nur 55 Prozent stimmen dieser Aussage zu.
Der Druck, aufgrund fehlender Fachkräfte bei Neueinstellungen immer häufiger Kompromisse eingehen zu müssen, ist im öffentlichen Sektor offensichtlich besonders hoch. Dort stimmen mehr als drei Viertel der Befragten (76 Prozent) der Aussage zu, bei Stellenneubesetzungen Kompromisse machen zu müssen. In der Industrie sind dazu nur 61 Prozent bereit, im Dienstleistungsbereich lediglich 56 Prozent.
AD-HOC- VERSUS
STRATEGISCHE
ENTSCHEIDUNGEN
Die große Mehrheit der Unternehmen verfügt über eine Strategie zur Sicherstellung ihres Personalbedarfs. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass Stellenbesetzungen für festangestellte Mitarbeitende ausschließlich nach strategischen Gesichtspunkten getroffen werden. Die von uns befragten Führungskräfte auf Bereichs-, Abteilungs- und Teamleitungsebene geben an, etwas mehr als die Hälfte (54 Prozent) der Neubesetzungen beruhten auf langfristigen Überlegungen. Immerhin 46 Prozent der Stellen werden eher ad hoc vergeben.
Allerdings gibt es auch hier markante Unterschiede zwischen den Sektoren. Eine knappe Mehrheit der Befragten aus dem Dienstleistungsbereich (51 Prozent) besetzt Stellen eher kurzfristig. Auch in der Industrie muss offensichtlich öfter spontan entschieden werden, denn dort wird ebenfalls über fast jede zweite Stellenbesetzung (47 Prozent) ad hoc entschieden. Ein gänzlich anderes Bild zeigt sich im öffentlichen Sektor, dessen Personalbedarf und Fluktuation geringeren Schwankungen unterworfen sind und der restriktiven Planungsanforderungen unterliegt. Hier geben mehr als zwei Drittel der Führungskräfte (71 Prozent) an, eher strategisch über Stellenbesetzungen zu entscheiden.
Die Unternehmensgröße ist für die Art der Entscheidungsfindung von Bedeutung, und zwar anders, als man es gemeinhin erwarten würde. Kleine Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitenden neigen deutlich seltener zu spontanen Stellenbesetzungen (38 Prozent) als mittlere Unternehmen mit 500 bis unter 1.000 Beschäftigten. Hier trifft mehr als die Hälfte der Befragten (55 Prozent) Ad-hoc-Entscheidungen über Stellenbesetzungen. Großunternehmen mit mehr als 5.000 Beschäftigten orientieren sich hingegen wieder stärker an strategischen Vorgaben (56 Prozent).
Nicht immer finden sich genügend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die offenen Stellen. Manche Projekte benötigen aufgrund ihrer Einmaligkeit besondere Skills. Andere sind zeitlich befristet, sodass sich die Schaffung einer neuen Voll- oder Teilzeitstelle nicht rechnet. In diesen Fällen greifen Unternehmen auf die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften zurück. Die Entscheidung über diese Engagements erfolgt den Befragten zufolge in 61 Prozent der Fälle eher kurzfristig, wenn es um den Einsatz von Freelancern geht. Bei Mitarbeitenden in Arbeitnehmerüberlassung beträgt der Ad-hoc-Anteil sogar 64 Prozent.
Nach Aussage von drei Viertel der Befragten (78 Prozent) ist die Rekrutierung von Mitarbeitenden eine Aufgabe der Personalabteilung. Dabei ist HR allerdings nur in jedem zweiten Unternehmen federführend tätig. 44 Prozent der Befragten sagen, die Geschäftsführung sei in die Personalbeschaffung direkt involviert, 27 Prozent geben an, sie sei dafür auch hauptverantwortlich. In etwas mehr als einem Viertel der Unternehmen (27 Prozent) sind die jeweiligen Fachbereiche, in fast jedem fünften (18 Prozent) der Einkauf in die Personalbeschaffung eingebunden.
Wie erfolgt die Entscheidung über Stellenbesetzungen in Unternehmen
Basis: Alle Befragten (n=409)
ZUFRIEDENHEIT
MIT DER PERSONAL-
BEDARFSPLANUNG
Der Personalbedarf gibt den Sollwert an, der durch personalwirtschaftliche Maßnahmen zu erreichen ist.
Die Personalbedarfsplanung umfasst alle Maßnahmen zur Ermittlung des aktuellen und künftigen quantitativen und qualitativen Bedarfs an Führungskräften und Mitarbeitenden eines Unternehmens. Sie ist notwendig, um kurz-, mittel- und langfristig die für das Erreichen der Unternehmensziele erforderlichen Aufgaben ausführen zu können, indem die dafür benötigten Arbeitskräfte rechtzeitig rekrutiert sind. Neben der Zahl der Mitarbeitenden kommt es wesentlich auf deren Qualifikation sowie zeitliche und örtliche Verfügbarkeit an. Der Personalbedarf gibt den Sollwert an, der durch personalwirtschaftliche Maßnahmen zu erreichen ist.
Gefragt nach der Zufriedenheit mit der Personalbedarfsplanung ihres Unternehmens, äußern sich fast die Hälfte der Befragten (48 Prozent) vollkommen zufrieden. Fast genauso hoch ist der Anteil derer, die nicht völlig unzufrieden sind, aber dennoch Verbesserungsbedarf erkennen (teils/teils: 46 Prozent). Nur sechs Prozent der Bereichs-, Abteilungs- und Teamleitenden äußerten sich überwiegend unzufrieden mit der Personalbedarfsplanung.
Eine Differenzierung nach Branchen ergibt deutliche Unterschiede in der Bewertung. Während die Befragten aus Industrie (55 Prozent) und Dienstleistung (51 Prozent) mehrheitlich vollkommen zufrieden sind, beträgt der Anteil der umfassend Zufriedenen im öffentlichen Sektor lediglich 22 Prozent. Umgekehrt fällen dort zwei Drittel der Befragten (66 Prozent) ein gemischtes Urteil und fast jeder Achte (12 Prozent) ist überwiegend unzufrieden.
Zufriedenheit mit der Personalbedarfsplanung
Basis: Alle Befragten (n=409)
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Die Unternehmensgröße ist für die Beurteilung der Personalbedarfsplanung durch die Führungskräfte relevant.
Die Unternehmensgröße ist für die Beurteilung der Personalbedarfsplanung durch die Führungskräfte relevant. In kleineren Unternehmen mit weniger als 500 Beschäftigten sowie Großunternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitenden äußern sich weniger als die Hälfte (46 Prozent) beziehungsweise nur ein Drittel der Befragten (33 Prozent) vollkommen zufrieden. In mittleren Unternehmen mit einer Personalstärke zwischen 500 und 999 Beschäftigten (56 Prozent) und größeren Unternehmen mit 1.000 bis 4.999 Mitarbeitern (51 Prozent) sind dagegen jeweils knapp mehr als die Hälfte der Führungskräfte mit der Personalbedarfsplanung einverstanden.
Befragt nach dem Prozess der Personalplanung, antworten exakt drei Viertel der Studienteilnehmerinnen und -teilnehmer, dass es sich in ihrem Unternehmen um einen einheitlichen, zentral abgestimmten Prozess handelt. Ein Viertel gibt an, dass der Prozess dezentral aufgesetzt ist und vom jeweiligen Standort und Bereich abhängt. Diese Verteilung zeigt sich über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg mit nur geringen Abweichungen.
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